問題定義が解決への道 | ツールだけが効率化じゃない？仕事を合理的に進めるコツとは

なぜ作業が発生しているのかを考える

効率化において最も効果の大きいものは無駄な作業をなくすことです。
日頃のルーティーンの中で一作業省くことができれば、その時間を丸々浮かせることができますからね。
かと言っていきなりルーティーンの中でどんな作業がいらないのかを考えると中々見つかりません。
問題はその作業を行うこと自体にはなく、その作業が発生する原因にあるのですから。
全ての作業がなんのために行っていることなのかを考えることから始めなくてはいけません。
作業を丸々なくすのではなく、やり方を変える、順番を変えると言った手法が適切な場合もあります。
日々の作業を行動で考えるのではなく、目的で考えてこなすことで問題の発見はできます。
まずは目的意識を持って仕事に臨み、問題を発見できる目を持ちましょう。

本当にそれが問題ですか？

例えば家にコバエが飛ぶようになったら真っ先にゴミのことを考えますよね。
そこでゴミが家の中に放置されていることに問題を感じ、ゴミ捨ての頻度を上げるという行動を起こすでしょう。
しかしそれではゴミ捨ての頻度を上げることで作業が増えるという問題、週のゴミ回収日は決まっているので、ゴミ捨ての頻度を上げるのには限界があるという問題が残ります。
ゴミがあるから虫が来るという考え方から一歩踏み込んで、なぜゴミがあると虫が来るのかまで考えてみましょう。
ゴミが匂いを発するから虫が来る、問題はゴミそのものでなく、ゴミの匂いにあることに気づけるはずです。
するとゴミの匂いを外に漏らさないことが本当に必要であるとわかり、蓋付の大きめのゴミ箱を買うという解決策を導き出せるのです。
原因を一つ見つけて満足するのでなく、なぜそれが原因となっているかまで考えることが重要なのです。